Ritning av ett äldre hus på ett vitt papper.

Teknisk förvaltning

OM

Förvaltartjänsten

Vi erbjuder en heltäckande roll i små som stora bostadsrättsföreningar och för fastighetsägare.

Förvaltartjänsten är en specialtjänst som blivit alltmer populär, speciellt för bostadsrättsföreningar. Förvaltaren jobbar direkt underställd styrelsen och stöttar i allt det operativa arbetet, på så vis kan styrelsen säkerställa att utfört arbete sker enligt rådande lagar och regler.

Styrelsen kan då lyfta blicken och fokusera på föreningens strategiska arbete och få mer tid för föreningens övergripande frågor. Styrelsens ledamöter spar även mycket tid mellan styrelsemötena, tid som oftast inte finns.

Förvaltaren närvarar på styrelsemöten och avrapporterar allt som skett sedan mötet dessförinnan, allt arbete skrivs i en rapport som skickas till styrelsen inför samtliga möten. Detta ger en trygghet i föreningens demokratiska arbete och en klar bild om vad förvaltare gjort.

En medarbetare med varselväst inspekterar ett hus.

Rapporten bilagas oftast av våra kunder till mötesprotokollet så spar sekreteraren dubbelarbete. Som styrelse har man även alltid möjlighet att kontakta sin förvaltare för råd och avstämningar, att vara insatt i det övergripande fastighetsägaransvaret är inte helt lätt om man inte arbetar med frågorna dagligen.

Nedan finner ni huvudrubrikerna som förvaltaravtalet bygger på, under varje rubrik finns en kort förklaring med innebörden. Vi på Agera Fastigheter jobbar aktivt med våra kunder och i perioder kanske styrelsen vill lägga mer eller mindre kraft på en viss rubrik.

Vi kommer gärna ut på en presentation, för oss är det viktigt med förtroende och tjänsten erbjuds med 3 månader utan krav på fortsättning.

Hittills har vi kvar alla kunder som ingått avtal, vilket vi är väldigt stolta över!

TJÄNSTEBESKRIVNING

Förvaltartjänst

Personlig förvaltare

Som kund erhåller du en kontaktperson för att säkerställa kvalitén och leveransen. Med en personlig förvaltare får man med tiden en bättre förståelse för hur ni som kund önskar få er leverans och förvaltaren kan anpassa sig efter just er. Ni som kund ska alltid veta vem ni ska kontakta. Det är er personliga förvaltare som huvudsakligen utför arbetet i tjänsten.

Förvaltarrapport

Förvaltaren skriver en form av dagbok, där varje ärende redogörs löpande. Denna dagbok innehåller mer information kring er som kund och går under namnet förvaltarrapport. Som kund får ni dessa rapporter inför era styrelsemöten. Förvaltaren föredrar förvaltarrapporten på era styrelsemöten och sammanfattar senaste tidens arbete och projekt.

Styrelsemöte

Alla föreningar har olika antal styrelsemöten under åren, under denna rubrik reglerar ni som kund lämpligt många antal besök från just er förvaltare.

Skadereglering

Denna del i avtalet är extra omtyckt av våra kunder. Vid skador går förvaltaren in och hanterar skadan, upphandlar erforderliga utredningar, kontaktar försäkringsbolagen och reglerar vem som ansvara för vilka delar.

Här har vi av erfarenhet sett att många styrelse ersätter alldeles för mycket eller reglerar skador på felaktigt vis. Genom att låta förvaltaren ta hand om detta blir alla medlemmar behandlade på lika vis och enligt dem regelverk som föreligger.

Avtalsöversyn för sidoleverantör

Som fastighetsägare och representant är det inte alltid lätt att hålla koll på alla dem avtal som finns och betjänar fastigheten. Förvaltaren sammanställer här alla avtal och tydliggör löptider.

Bevakning av myndighetsbesiktningar

Som styrelseledamot eller fastighetsägare har man ett ansvar att fastighetsägaransvaret följs, det finns flertalet lagar och regler som måste följas. Förvaltaren hjälper till att säkerställa vad just ni måste följa och sammanställer dessa i en lista. Regler ändras hela tiden och denna lista uppdateras löpande. Ett exempel på myndighetskrav är OVK – Obligatorisk Ventilation Kontroll, som ska göras med jämna mellanrum beroende på ventilationssystem.

Beställa erforderliga arbeten för fastighetsägarens ansvar och myndighetsbesiktningar

När sammanställningen är klar kan förvaltaren sen säkerställa att ni följer dem regelverk som berör just er, detta görs genom att upphandla berörda delar inom det intervall som föreligger.

Upphandla försörjningsmedia

Förvaltaren upphandlar försörjningsmedia som erfordras för förvaltningsobjektet. Försörjningsmedia är exempelvis el, vatten, fjärrvärme.

Erhålla insyn i samtliga avtal för förvaltningsobjektet

För att optimera fastighetsförvaltningen måste förvaltaren erhålla full insyn i de avtal som betjänar föreningen. Detta görs normalt genom att signera delegationen och överända erforderliga avtal till förvaltaren.

Omförhandla avtal för förvaltningsobjektet

Förvaltaren förhandlar avtal åt er för att säkerställa bra pris och avtalsinnehåll.

Ingå erforderliga avtal för förvaltningsobjektet

Förvaltaren har rätt att åt er teckna och ingå avtal, detta för att säkerställa att berörda delar av fastighetsägaransvaret följs. Storlek regleras i delegation.

Upphandling av felavhjälpande underhåll

Felavhjälpande underhåll eller tillika akut underhåll behövs ofta snabbt åtgärdas, här jobbar förvaltaren effektivt för att förhindra längre driftstopp och minska skadeomfattningen. Exempelvis kan det vara en pump som försörjer fastigheten med värme som plötsligt valt att stanna. Förvaltaren kan visa objektet under arbetstider då normalt styrelsemedlemmar är på egna arbeten.

Projektledning och uppföljning av felavhjälpande underhåll

Förvaltaren hanterar ärenden enligt rubrik från start till slut. Skulle dock ärendet bli av större karaktär vilket kräver en större upphandling och tidsåtgång kommer ärendet behöva lämnas till projektledare efter samråd med föreningen.

Kontaktperson för sidoleverantör

Er förvaltare träder in och blir kontaktperson åt föreningen vid ärenden som rör leverantörer för fastigheten. På så vis avlastas styrelsen och alla ärenden presenteras i rapporten enligt rubrik Förvaltarrapport.

Upphandling av planerat underhåll

Planerat underhåll är underhåll som ofta hittas i underhållsplanen eller som styrelsen sedan länge har planerat att genomföra. Planerat underhåll kan normalt sägas är åtgärder som är planerade mer än ett år framåt. Förvaltaren hjälper till med upphandlingar och omfattningen beskrivs i delegationen. Då vi är vana upphandlare får vi oftast bättre priset än om man som förening själv frågar.

Beställa standardhöjande åtgärder för förvaltningsobjektet

Förvaltaren får beställa åtgärder enligt delegationen som bidrar till att försäljningsobjektet får en bättre standard än tidigare. Exempelvis beställa montering av en belysningsarmatur där det tidigare inte fanns någon.

Beställa extern kompetens för förvaltningsobjektet

Förvaltaren får om behov föreligger ta in extern kompetens för att hantera ärenden, det kan vara i frågan om juridisk expertis, energiexpert för att utreda möjligheter och likande. Omfattningen hittas i delegationen.

Administrerar hemsidan

Förvaltaren uppdaterar er hemsida med aktuella projekt och händelser för att säkerställa att alla medlemmar i föreningen vet vad som händer.

Bevakning av budget

Förvaltaren bevakar månadsvis er budget för att säkerställa budgetefterlevnad.

Medverkar på budgetmöte

Förvaltaren medverkar på ert budgetmöte.

Sakattesterar fakturor

Förvaltaren sakattesterar era fakturor för att säkerställa att kostnaden för avtal och inköpa tjänster stämmer med leverantörsfakturan. Mandatet ses i delegationen.

Mallar för medlemsrenoveringar

Förvaltaren tar fram mallar för era medlemmar att följa vid medlemsrenoveringar. Detta för att minska risken för skador och dyra kostnader för föreningen. Exempelvis vad gäller vid badrumsrenovering?

Medlemskontakt vid renoveringar, planerat underhåll och löpande händelser i brf.

Förvaltaren blir kontaktpersonen för medlemmar vid renoveringar och representerar styrelsen i frågor. Förvaltaren handlägger renoveringsansökningar och beviljar eller avslår önskade genomföranden. Förvaltaren jobbar efter föreningens uppsatta mål och via de lagar och regler som ligger till grund för bostadsrätter.

Uppdaterar underhållsplan

Förvaltaren uppdaterar er underhållsplan. Förvaltaren ersätter inte en underhållsplanerare men säkerställer att genomförda åtgärder uppdateras. Detta om underhållsplan finns och förvaltaren har tillgång. UH plan kan skapas och förvaltas av förvaltare på förfrågan.

Löpande tillsyn

Förvaltaren jobbar med löpande tillsyn, vid platsbesök synas fastigheten av och vid identifiering av brist avropas denna av sidoleverantör alternativ extern part enligt rubrik felavhjälpande underhåll.

Jobbar proaktiv med förbättringar

Genom erfarenhet och kunskap jobbar förvaltaren med att föreslå förbättringar för att bland annat skapa medlemsnytta och öka fastighetsvärdet.

Administrera digitala plattformar av SL

Om föreningen har avtal med SL där det erbjuds digitala plattformar stöttar vi föreningen med arbete däri efter behov.

Stöd med förrådsuthyrning

Förvaltaren stödjer B med upprättande av hyresavtal och tillgodoser signering.

Läs mer

Vi, Brf Seglaren, känner oss väldigt trygga med att jobba med Agera Fastigheter och vår förvaltare, han är, i sin roll som förvaltare, professionell, kunnig, engagerad och serviceminded vilket har resulterat i ett stort förtroende från oss.